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Per quanto tempo devono essere conservati fatture e documenti? Molte persone commettono l’errore di buttarle via

Negli anni accumuliamo una quantità impressionante di scartoffie, un mucchio di documenti amministrativi e personali che finiscono per occupare molto spazio. Fai attenzione, il giorno della grande pulizia, assicurati di fare uno smistamento intelligente!

A seconda del tipo di documenti, alcuni devono essere conservati più a lungo di altri. Per non sbagliare e poi provare rimorsi, è meglio imparare a fare ordine individuando quali carte conservare preziosamente. Scopri l’elenco dei documenti da conservare e per quanto tempo, a seconda della tua situazione personale.

Archiviazione fatture

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Archiviazione fatture – Fonte: spm

Quali documenti conservare e per quanto tempo?

Al giorno d’oggi, sebbene la maggior parte delle transazioni avvenga tramite l’online banking (con la prova dei pagamenti facilmente accessibile nello storico), il problema dell’archiviazione di fatture e altri documenti è ancora rilevante. Per evitare di impantanarsi o di commettere errori, è importante sapere quali fogli tenere o quali buttare. Hai bisogno di sapere qual è il periodo di conservazione di ciascun documento? Ecco alcuni indizi.

  • Periodo di conservazione delle bollette di gas, luce e telefono

Per precauzione, sarebbe più saggio conservare le fatture e le ricevute di pagamento nei propri registri personali (a meno che non si utilizzi l’online banking). Possono esserti utili nel caso in cui tu debba presentare una rettifica a seguito di un addebito ingiustificato o fornire la prova del pagamento nel caso in cui venga richiesto. Il periodo di conservazione può arrivare fino a 5 anni. Dopo questo periodo, le richieste scadranno.

  • Scadenza deposito documenti fiscali

I documenti che servono come base per il pagamento delle tasse devono essere conservati per un minimo di 5 anni. In alcuni casi, questo periodo è persino prolungato. Questo è il caso, in particolare, quando un accordo di pagamento anticipato è stato concluso con le autorità fiscali. La proroga del termine di archiviazione deve essere presa in considerazione anche in sede di avvio di procedimenti penali tributari o procedimenti esecutivi. Il termine può essere ulteriormente prorogato a causa di normative speciali: ad esempio, gli imprenditori che beneficiano di aiuti pubblici, concessi in base alla legge sulle zone economiche speciali, devono conservare più a lungo i propri documenti.

  • Devono essere conservate le ricevute di acquisto e le schede di garanzia?

Gli scontrini degli acquisti di prodotti (calzature, abbigliamento, mobili, apparecchiature elettroniche, ecc.) devono essere conservati per due anni. Perché, durante questo periodo, sono coperti dalla garanzia. Pertanto, in caso di qualsiasi difetto, è possibile presentare un reclamo al venditore. Si precisa che tale termine per il reclamo può essere prorogato qualora la merce sia coperta da una maggiore garanzia. È quindi meglio conservare questi documenti finché la garanzia è ancora valida. Per quanto riguarda i prodotti alimentari, i reclami possono essere presentati entro tre giorni dall’apertura della confezione e prima della data di scadenza.

Per quanto tempo vengono conservati gli estratti conto bancari?

La durata della conservazione degli estratti conto bancari e della carta di credito dipende da come li ricevi.

  • Se non disponi di un conto bancario online e ricevi comunque gli estratti conto per posta, conservali per 5 anni.
  • Se disponi di un conto bancario online e non ricevi estratti conto cartacei, potrai visualizzare o stampare i tuoi estratti conto per diversi anni, se necessario. Tieni presente che le banche mantengono questi documenti accessibili ai clienti per più di un anno (e fino a 3 anni a seconda dell’organizzazione bancaria). Tuttavia, se hai bisogno di un periodo più lungo, puoi contattare il numero principale della banca online e chiedere il periodo desiderato. La banca dovrebbe inviartelo via e-mail o per posta entro pochi giorni.

NB: ai fini pratici, è sempre opportuno controllare i propri estratti conto almeno una volta al mese per assicurarsi che non ci siano spiacevoli sorprese.

Quali documenti personali dovremmo conservare per 10 anni?

In generale si consiglia di conservare il certificato di rimborso di un finanziamento per almeno 10 anni. Gli accordi riguardanti l’acquisto/vendita di beni immobili, le donazioni o la separazione dei beni devono essere conservati a vita.

Ecco i documenti da conservare per almeno dieci anni:

  • Documenti legali

Tutti i documenti relativi a questioni legali, come ordinanze del tribunale, accordi transattivi, contratti e accordi di locazione, rapporti sugli incidenti, esclusioni di responsabilità o altri documenti legali devono essere conservati per 10 anni.

  • Documenti assicurativi

Anche le registrazioni relative a polizze assicurative, reclami e contenziosi devono essere conservate per un intero decennio.

  • Documenti di registrazione per altri servizi di pagamento

Alcune situazioni possono richiedere il mantenimento di registri di pagamento per bonifici bancari, servizi di pagamento o qualsiasi altro documento relativo ai servizi di pagamento. Devono inoltre essere conservati per 10 anni.

Distruzione del documento

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Distruzione di documenti – Fonte: spm

Quali documenti aziendali devono essere distrutti?

Proteggere la privacy di tutti i dati sensibili che la tua azienda assorbe è fondamentale. Sebbene sia comune per le aziende utilizzare sistemi di archiviazione elettronica (soprattutto il cloud oggi), alcuni documenti devono ancora essere stampati. Quando vuoi sbarazzarti di alcuni documenti sensibili nel tuo ufficio, l’opzione più sicura è farli distruggere in modo sicuro e lontano da occhi indiscreti.

  • Informazioni sulla carta di credito

Indipendentemente dal fatto che la carta appartenga alla tua azienda o ai tuoi clienti, per la sicurezza finanziaria di entrambe le parti, è essenziale distruggere tutte queste informazioni sensibili. Una volta scaduta la carta, la distruzione di tutti i contenuti facilmente decifrabili ha la priorità.

  • dichiarazioni dei redditi

Sebbene la tenuta dei registri sia importante, le dichiarazioni dei redditi precedenti descrivono in dettaglio informazioni altamente riservate. La maggior parte delle dichiarazioni è ora senza carta e completata online, ma molte aziende conservano ancora le vecchie copie archiviate (a causa dell’obbligo di conservare prove scritte per cinque anni dalla data di deposito). Pertanto, l’opzione più sicura per mantenere riservati questi documenti finanziari è scansionarli e salvarli in un file digitale, quindi utilizzare un servizio di distruzione di documenti aziendali per distruggere i documenti rimanenti.

  • Buste paga

Poiché le buste paga contengono informazioni molto sensibili sulla persona, riguardanti i suoi diritti, le sue tasse e le sue coordinate bancarie, è imperativo gestirle con la massima cura. Per garantire la riservatezza di queste informazioni personali, tutte le copie cartacee delle buste paga dovrebbero essere triturate proprio quando non sono più necessarie.